FlowPOS

Klanten selecteren en op rekening verkopen

Koppel een klant aan de verkoop voor korting of verkoop op rekening, en factureer later vanuit de portal.

Vereist deze modules

Module: KlantenModule: Op rekening

Staat hij niet op je licentie, dan zie je dit onderdeel niet in je menu.

Bijgewerkt op 6 september 2026

Klant selecteren tijdens de verkoop

  1. 1Sla de artikelen aan zoals gewoonlijk.
  2. 2Kies de klant op de kassa, door te zoeken op naam.
  3. 3Heeft de klant een vaste korting of eigen prijsniveau, dan past de kassa de prijzen direct aan.
  4. 4Reken af zoals gewoonlijk, of zet de verkoop op rekening.

Klanten voer je in op de kassa of in de portal onder "Klanten". Per klant stel je in of er korting geldt: een percentage of een prijsniveau uit je prijslijsten.

Op rekening en factureren

Verkoop op rekening registreert de bon op de klant zonder directe betaling. De factuur wordt meteen aangemaakt; je hoeft er in de portal niets meer voor te doen. De vervaldatum volgt uit de betaaltermijn van de klant.

Bij het afrekenen zie je onder de betaalknoppen om welke klant het gaat, wat er nog van hem openstaat en of hij op rekening mag kopen. Staat er "Geen klant gekoppeld aan deze bon", dan is de knop "Op rekening" er ook niet.

Tip: Ledenkorting in een kantine werkt op dezelfde manier: maak je leden aan als klant met een kortingspercentage en selecteer het lid bij het afrekenen.

Zo loopt een factuur van begin tot eind

  1. 1De kassier kiest de klant, slaat aan en tikt op "Op rekening".
  2. 2De factuur ontstaat meteen, met een vervaldatum die volgt uit de betaaltermijn van die klant.
  3. 3Heeft de klant een factuur-e-mailadres, dan gaat de factuur automatisch de deur uit.
  4. 4De factuur staat vanaf dat moment open — in de portal én op de kassa.
  5. 5Zodra de klant betaalt boek je hem af: in de portal als het via de bank ging, op de kassa als hij langskomt.

Een factuur kan ook in delen betaald worden. Boek dan het bedrag af dat je ontvangt; de factuur blijft daarna gewoon open staan voor de rest en krijgt de stand "deels betaald".

Afboeken in de portal

Dit is de weg voor je boekhouder: het geld staat op de bank en de facturen moeten worden weggestreept.

  1. 1Ga naar "Klanten" en dan "Facturen".
  2. 2Bovenaan zie je het totaal dat openstaat en welk deel daarvan over de vervaldatum heen is.
  3. 3Werk je bankafschrift van boven naar beneden af en klik per regel op "Voldaan per bank".
  4. 4De factuur springt op "Betaald (bank)" en het openstaande bedrag daalt meteen.
  • Vervallen facturen staan rood en met de melding "Vervallen", zodat je meteen ziet wat aandacht vraagt.
  • Dezelfde knop staat ook op de klantpagina zelf, als je per klant wilt werken.
  • Met "Exporteer (CSV)" haal je de hele lijst op voor je eigen administratie.

Let op: Afboeken is geen omzet. De omzet is al geboekt toen de bon op rekening werd afgerekend; dit is alleen het geld dat binnenkomt. Het bedrag verschijnt daarom onder "Ontvangen" op je dashboard en rapportage, en niet bij "Omzet". Zou het wél als omzet meetellen, dan stond dezelfde verkoop er twee keer in.

De kassa haalt de nieuwe stand vanzelf op. Kort na het afboeken staat de klant daar ook weer schoon en verdwijnt de factuur uit de openstaande lijst.

Afboeken aan de kassa

Komt een klant langs om zijn factuur te betalen, dan hoef je niet naar de portal. Onder "Facturen" in het menu van de kassa staat wat er openstaat.

  1. 1Open het menu en kies "Facturen".
  2. 2Zoek de factuur op; standaard zie je alleen wat nog openstaat.
  3. 3Tik op "Betaling boeken".
  4. 4Het openstaande bedrag staat al ingevuld; pas het aan voor een deelbetaling.
  5. 5Kies contant, pin of bank en tik op "Boeken".

Let op: Dit is een ontvangst, geen omzet. De omzet is namelijk al geboekt toen je de bon op rekening afrekende. Op je X- en Z-rapport verschijnt het bedrag daarom apart onder "Debiteurenontvangsten" en niet bij je omzet. Contant geld telt wel mee in je kassalade, zodat je telling klopt.

Betaalt de klant per pin, reken dat dan af op de betaalterminal zelf; de kassa boekt alleen de ontvangst. Bij "bank" is er al overgemaakt en blijft de kassalade ongemoeid.

Tip: Werkt de kassa even zonder internet? Boek gewoon af. De betaling staat lokaal vast en gaat vanzelf naar de portal zodra er weer verbinding is.

Wat je aan de kassa ontvangt komt ook op je X- en Z-rapport te staan, onder "Debiteurenontvangsten". Geld dat via de bank binnenkomt zie je daar niet — dat liep immers niet door je kassa. Dat vind je terug in de portal, onder "Ontvangen".

Een factuur versturen of een herinnering sturen

De factuur gaat automatisch de deur uit zodra de bon op rekening wordt afgerekend, mits de klant een factuur-e-mailadres heeft. Daarna kun je hem altijd opnieuw versturen.

  • In de portal: onder "Klanten" en dan "Facturen" staat per regel "Mailen". Dezelfde knop staat op de klantpagina.
  • Op de kassa: open "Facturen", kies de factuur en tik op "Factuur mailen".

Blijft een factuur openstaan, dan stuur je met "Herinnering" een vriendelijk bericht dat hij nog niet is voldaan. Dat is dezelfde factuur met een andere aanhef: er staat bij dat het bericht als niet verzonden mag worden beschouwd als de klant inmiddels heeft betaald.

  • In de portal staat "Herinnering" naast "Mailen", alleen bij facturen die nog openstaan.
  • Op de kassa vind je "Herinnering sturen" in hetzelfde factuurscherm.

Let op: Versturen kan alleen met een verbinding met de portal: de mail wordt daar samengesteld, met je winkelgegevens, KvK, BTW-nummer en bankrekening erbij. Lukt het niet, dan zegt de kassa dat — hij doet niet alsof het gelukt is.

Tip: Klopt het e-mailadres niet meer? Pas het aan bij de klant onder "Factuur-e-mail" en verstuur daarna opnieuw.

Wat er op de factuur komt te staan

Je KvK-nummer, BTW-nummer en bankrekening stel je één keer in per filiaal: in de portal onder "Beheer", dan "E-mail instellingen". Ze verschijnen daarna in de factuurmail én onderaan de kassabon.

Let op: Alleen bij een verkoop op rekening. Op een gewone kassabon staan ze niet — daar is al betaald, en dan wijst een bankrekeningnummer nergens heen.

Modules

Klantselectie hoort bij de module Klanten; facturatie op rekening bij de module Op rekening. Beide zijn per licentie te activeren.

Staat je antwoord er niet bij? Mail naar info@flowpos.nl — onze support kan op afstand met je meekijken op de kassa.