Gebruiksvoorwaarden

Waar deze voorwaarden over gaan

FlowPOS is kassasoftware van POS Specialist. Deze voorwaarden gelden zodra je FlowPOS gebruikt: op een kassa, op een keukenscherm, op een kiosk of via de klantportal. Ze gelden naast de afspraken in je offerte of overeenkomst; staat daar iets anders, dan gaat dat voor.

We schrijven ze in gewone taal, zodat je ze ook echt kunt lezen. Kom je er niet uit of denk je dat iets in jouw situatie anders ligt, bel ons dan even.

Wat je met FlowPOS mag

Je krijgt het recht om FlowPOS te gebruiken voor je eigen zaak, op het aantal werkplekken dat in je overeenkomst staat. Dat recht loopt zolang je abonnement of licentie loopt.

Je mag de software installeren op je eigen apparatuur, hem laten gebruiken door je personeel, en er alle gegevens in vastleggen die bij je bedrijfsvoering horen. De gegevens die je invoert blijven van jou.

Wat niet mag

De software zelf blijft van ons. Dat betekent dat een aantal dingen niet is toegestaan:

• De software kopiëren, verspreiden of doorverkopen, behalve de kopie die je nodig hebt voor je eigen back-up.
• De software aanpassen, namaken of onderdelen ervan inbouwen in andere software.
• Proberen de broncode te achterhalen, de beveiliging te omzeilen of de licentiecontrole uit te schakelen.
• De software verhuren, uitlenen of als dienst aanbieden aan derden.
• Merknamen, logo's of meldingen in de software verwijderen of vervangen.

Gebruik binnen de wet

FlowPOS is bedoeld om je verkopen eerlijk vast te leggen. Je mag de software niet gebruiken voor iets dat wettelijk niet mag. Wat ons betreft is dat geen formaliteit, dus we noemen expliciet waar het bij een kassasysteem om gaat: het is niet toegestaan om FlowPOS te gebruiken om omzet buiten je administratie te houden, verkopen achteraf te laten verdwijnen, of rapportages te vervalsen om minder belasting af te dragen dan je verschuldigd bent.

Dat is bovendien lastiger dan het lijkt. FlowPOS legt elke boeking vast in een fiscaal journaal waarin iedere regel de vingerafdruk van de vorige draagt. Wordt er achteraf een regel gewijzigd of weggehaald, dan klopt de keten vanaf dat punt niet meer, en dat is aantoonbaar. De controle noemt precies vanaf welke boeking het misgaat, zodat ook te zien is dat alles daarvóór ongewijzigd is.

Merk je een fout in je administratie, corrigeer die dan zoals het hoort: met een correctieboeking of een retour, zodat het spoor klopt. Ontdekken we dat FlowPOS wordt gebruikt om de administratie te vervalsen, dan mogen we de licentie beëindigen. Verplicht een bevoegde instantie ons om mee te werken aan een onderzoek, dan doen we dat.

Je administratie blijft je eigen verantwoordelijkheid

FlowPOS is een hulpmiddel; de verantwoordelijkheid voor een juiste administratie ligt bij jou als ondernemer. Dat geldt ook voor het bewaren van je gegevens: de Nederlandse bewaarplicht voor je administratie is zeven jaar, en die verplichting is van jou, niet van ons.

Zorg daarom dat je gegevens veiliggesteld zijn en dat je exports maakt die je bewaart. We helpen je daar graag bij, maar we kunnen niet garanderen dat gegevens die alleen op één apparaat staan bewaard blijven als dat apparaat kapotgaat of kwijtraakt.

Beschikbaarheid en onderhoud

De kassa draait lokaal op je eigen apparatuur en werkt door zonder internetverbinding. Onderdelen die wél een verbinding nodig hebben, zoals pinbetalingen, de klantportal en online bestellen, kunnen tijdelijk onbereikbaar zijn door onderhoud of een storing bij ons of bij een leverancier.

We brengen updates uit om de software te verbeteren en aan te passen aan nieuwe wet- en regelgeving. Soms betekent dat dat een functie verandert of verdwijnt. Gaat het om iets ingrijpends, dan laten we dat vooraf weten.

Aansprakelijkheid

We doen ons best om FlowPOS goed te laten werken, maar we kunnen niet uitsluiten dat er een fout in zit. Onze aansprakelijkheid is beperkt tot wat je in de twaalf maanden voorafgaand aan het probleem aan ons hebt betaald voor de software.

We zijn niet aansprakelijk voor gevolgschade, zoals gemiste omzet, verlies van gegevens of boetes, tenzij er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant. Voor schade door apparatuur van derden, je internetverbinding of de diensten van je betaalprovider zijn we evenmin aansprakelijk.

Opzeggen en beëindigen

Een abonnement is maandelijks opzegbaar, zonder stilzwijgende verlenging. Zeg je op, dan kun je tot het einde van de lopende maand gebruikmaken van de software; daarna vervalt het gebruiksrecht en sluit de klantportal.

Zorg dat je je gegevens exporteert voordat je opzegt. Vraag je erom, dan helpen we je binnen een redelijke termijn aan een export van je gegevens.

We mogen het gebruiksrecht beëindigen als je de betalingsafspraken niet nakomt of als je de software gebruikt in strijd met deze voorwaarden.

Je gegevens

Voor het gebruik van FlowPOS verwerken we gegevens van jou en, voor zover je die vastlegt, van je klanten. We gebruiken die alleen om de dienst te leveren en te ondersteunen; we verkopen ze niet en gebruiken ze niet voor iets anders. Wil je precies weten wat we verwerken, of heb je een verwerkersovereenkomst nodig omdat wij klantgegevens in jouw opdracht verwerken, vraag er dan om — dan sturen we die toe.

Wijzigingen in deze voorwaarden

We kunnen deze voorwaarden aanpassen, bijvoorbeeld als de software verandert of als de wet dat vraagt. Een wijziging die nadelig voor je is, melden we vooraf. Ben je het er niet mee eens, dan kun je opzeggen.

Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Komen we er samen niet uit, dan leggen we het geschil voor aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar POS Specialist is gevestigd.