Kassasysteem voor sportkantines

Zaterdagochtend, en de bar moet open

Om half negen komt het eerste team binnen. Achter de bar staan drie mensen: iemand die er elke week staat, iemand die het een paar keer per jaar doet, en een ouder die is ingevallen omdat er iemand ziek is. Over een kwartier staat er een rij.

De kassa is dan het laatste waar iemand aandacht aan wil besteden. Hij moet gewoon doen wat je verwacht: koffie aanslaan, een tosti erbij, afrekenen, volgende.

Waarom het in de praktijk misgaat

Een kassa die voor een restaurant is gemaakt, vraagt om keuzes die in een kantine niet bestaan. Tafelnummers, gangen, bediening per medewerker. De vrijwilliger zoekt zich suf naar de knop voor een pilsje, en ondertussen groeit de rij.

Voor de beheerder betekent dat elke zaterdag opnieuw uitleggen. En de stille angst dat er iets misgaat op een moment dat hij er zelf niet is, want dan belt er iemand.

Een kantine verkoopt koffie, bier en een frikandel. Dat hoort geen systeem nodig te hebben waar je een instructie voor moet schrijven.

Wat wij in kantines zien werken

Wij leveren kassa’s aan verenigingen, schoolkantines en horeca. In een kantine valt steeds hetzelfde op: het probleem is niet wat de kassa kan, maar wat hij van de gebruiker vraagt. Hoe minder keuzes op het scherm, hoe sneller het gaat.

Daarom richten we een kantinekassa anders in dan een restaurantkassa. De producten staan direct op het scherm, op een vaste plek. Wat een vrijwilliger niet nodig heeft, krijgt hij ook niet te zien.

De kantine van CVC Reeuwijk draait op FlowPOS. Dat is een voetbalvereniging met een eigen kantine, CVC Home, op Sportpark Groenezoom.

Zo werkt het in de kantine

1. 1

   Wie staat er achter de bar?

   Bij het starten kiest iedereen zijn eigen naam. Wissel je halverwege de dag, dan tik je op de naam bovenin en kies je de volgende. Elke verkoop staat op naam van degene die hem heeft aangeslagen.

2. 2

   Aanslaan

   De producten staan als knoppen op het scherm, gegroepeerd zoals jij ze indeelt. Twee tikken en het staat op de bon. Geen zoeken in een lijst, geen menu dat je eerst moet openklappen.

3. 3

   Afrekenen

   Contant of pin. Pin je via een gekoppelde automaat, dan gaat het bedrag er rechtstreeks naartoe. De vrijwilliger typt het bedrag niet over, dus er kan ook niets verkeerd worden overgetypt.

4. 4

   Afsluiten

   Aan het eind van de dag draait iemand een Z-rapport. Dat telt de dag af en zet de kassa op nul. Wat er verkocht is, staat dezelfde avond in het portaal.

Zo ziet het eruit

Meerdere mensen kunnen dezelfde kassa gebruiken zonder te delen.

Aanslaan vraagt geen uitleg.

Je hoeft niemand toegang tot de cijfers te geven om hem te laten verkopen.

Wat je nodig hebt

Een kantine komt meestal uit met één opstelling achter de bar. Staat er op drukke dagen een tweede tappunt, dan zet je daar een extra kassa neer; vijf werkplekken zitten in de prijs, dus dat kost niets extra aan abonnement.

• Een kassa met aanraakscherm. De D3 Mini heeft de bonprinter al ingebouwd en is compact genoeg voor een smalle bar.
• Een pinautomaat die aan de kassa gekoppeld is, zodat het bedrag er vanzelf naartoe gaat.
• Een kassalade als je contant aanneemt. Die gaat open via de bonprinter.

Hoe de zaterdag er daarna uitziet

De invaller achter de bar hoeft niets te vragen. Hij kiest zijn naam, slaat aan wat er besteld wordt en rekent af. Als het internet hapert, merkt hij daar niets van: aanslaan, bonnen parkeren, contant afrekenen en printen gaan gewoon door.

En jij hoeft er niet bij te zijn. ’s Avonds kijk je in het portaal wat er is verkocht, welke dag het druk was en of de inkoop klopt met de omzet.

Veelgestelde vragen

Kunnen vrijwilligers hiermee overweg zonder uitleg?

Dat is waar de inrichting over gaat. De producten staan als knoppen op het scherm en de indeling zet je vast, zodat niets verschuift. Wat een vrijwilliger niet nodig heeft, zoals rapportage of artikelbeheer, krijgt hij op basis van zijn rol ook niet te zien.

Kan iedereen met een eigen naam werken?

Ja. Je maakt per persoon een gebruiker aan, eventueel met een pincode. Bij het starten kiest iemand zijn eigen naam, en wisselen kan de hele dag door. Elke verkoop staat op naam van degene die hem heeft aangeslagen.

Werkt de kassa als het internet uitvalt?

Aanslaan, bonnen parkeren, contant afrekenen en printen werken door; de kassa draait op het apparaat zelf en niet in de cloud. Zodra de verbinding terug is, gaat alles alsnog naar het portaal. Pinnen heeft wel internet nodig, want de betaling moet langs de bank.

Kan ik de pinautomaat koppelen?

Ja, via MultiSafepay of CCV. Het bedrag gaat dan rechtstreeks van de kassa naar de automaat, dus niemand hoeft het over te typen. Dat scheelt de kasverschillen die ontstaan als iemand € 4,80 leest en € 4,08 intikt.

Hoe zie ik achteraf wat er verkocht is?

Op de kassa draai je een Z-rapport bij het afsluiten. Dat telt de dag af. Wat er verkocht is staat daarna in het portaal: omzet per dag, de bestverkochte artikelen en het verloop over de periode die je kiest. Daar kom je bij vanaf je telefoon of laptop.

Wat als er op een toernooidag een tweede tappunt bij komt?

Dan zet je daar een extra kassa neer. Vijf werkplekken zitten in het abonnement, dus een tweede of derde kassa op dezelfde locatie kost niets extra. Ze werken op dezelfde artikelen en komen in dezelfde dagafsluiting terecht.

Wat kost het voor een vereniging?

Het abonnement is € 39 per maand voor de hele kantine, of € 29 als je via ons pint. De apparatuur komt daarbij en kun je kopen of huren; in de configurator zie je per apparaat wat het kost.

Verder lezen

• stel een opstelling voor je kantine samen. Prijs per apparaat, kopen of huren.
• hoe een pinbetaling verloopt, van pas tot bijschrijving. Achtergrond bij de gekoppelde pin.
• de handleiding bij het instellen van gebruikers en rollen. Praktische vervolgstap.