De kassa afsluiten: X- en Z-rapport

Het verschil tussen X en Z

• Een X-rapport is een tussenstand. Je print hem zo vaak je wilt; er verandert niets aan je administratie.
• Een Z-rapport sluit de periode af. Daarna begint de telling opnieuw en is de periode definitief vastgelegd.

Beide werken op de open periode: alles sinds de vorige Z tot nu. Dat hoeft dus niet gelijk te lopen met de kalenderdag — sluit je om twee uur 's nachts af, dan valt die avond nog in de periode die je om zes uur begon.

Wat je op het scherm ziet

Open in het kassamenu "Kassa-afsluiting". Het scherm toont de open periode met omzet in- en exclusief BTW, het BTW-totaal, het aantal bonnen en het saldo per betaalwijze.

• Ladesaldo: wat er volgens de kassa contant in de la hoort te zitten.
• Ontvangen fooi: apart vermeld, want fooi is geen omzet.
• Kadobonnen verkocht: ook apart, want een verkochte kadobon is nog geen omzet — die ontstaat pas als hij wordt ingewisseld.

Afsluiten met een kastelling

1. 1Tel de kassalade.
2. 2Kies "Z-rapport (afsluiten)". De kassa toont wat er volgens hem in de la hoort te zitten.
3. 3Vul in wat je geteld hebt; je typt het bedrag in euro's op het cijferblok.
4. 4Vul in wat je afroomt naar de kluis. Het restant vult de kassa vast in — dat is wat er als wisselgeld blijft liggen.
5. 5Bevestig. De kassa drukt het Z-rapport af en start een nieuwe periode.

Moet je altijd tellen?

Dat bepaal je zelf. In de portal onder "Beheer" en dan "POS-instellingen" staat bij "Kas & lade" of de telling verplicht is, overgeslagen mag worden, of dat je helemaal geen kaslogboek bijhoudt. Staat het op optioneel, dan heet de knop in de teldialoog "Overslaan" en sluit de kassa gewoon af zonder kascijfers.

Meerdere kassa's: het filiaaltotaal

Staan er meerdere kassa's in de zaak, dan kun je bovenaan wisselen tussen "Deze kassa" en "Alle kassa's". Bij "Alle kassa's" zie je wat het filiaal die dag samen heeft gedraaid, met daaronder per kassa wat die heeft bijgedragen. Handig als je aan het eind van de avond wilt weten wat de zaak heeft gedaan, niet alleen deze ene kassa.

Let op: dit overzicht sluit niets af. Elke kassa heeft een eigen kasboek en sluit zichzelf af — het Z-rapport draai je dus per kassa, onder "Deze kassa".

• Staat er bij een kassa "meldt zich niet apart bij de portal", dan is dat een extra kassa die onder de hoofdkassa hangt. Zijn omzet telt gewoon mee; wat we niet kunnen zien is of er nog iets onderweg is.
• Staat er "NIET BEREIKBAAR", dan heeft die kassa zich al een tijd niet gemeld. Wat daar sindsdien is verkocht staat nog op het apparaat en ontbreekt in het totaal — zet hem aan of controleer de verbinding voordat je de dag dichtrekt.
• Staat er "niets gemeld", dan heeft die kassa vandaag niets doorgegeven. Dat kan kloppen, maar controleer het als er wel op gewerkt is.

Terugkijken zonder in de zaak te zijn

De afsluiting zelf doe je op de kassa. Dezelfde cijfers staan daarna in de klantportal onder "Rapportage", per dag, week of maand — handig om thuis na te kijken of om aan je boekhouder te geven.

Heb je geteld, dan staat de kastelling daar ook: verwacht, geteld en het verschil per afsluiting, met een telling van hoe vaak er een verschil was en wat de tekorten en overschotten bij elkaar zijn. Zo zie je zonder in de zaak te staan of er structureel iets misgaat of dat het bij een incident bleef.