FlowPOS

Incasso instellen en uitvoeren

Openstaande facturen in één keer innen: via een SEPA-bestand voor je eigen bank, of via MultiSafepay. Machtigingen vastleggen, een batch maken en verwerken.

Vereist deze module

Module: Incasso

Staat hij niet op je licentie, dan zie je dit onderdeel niet in je menu.

Bijgewerkt op 7 september 2026

Eerst: de module en je bank

Let op: Incasso is een aparte module en werkt bovenop Facturen — die weer bovenop Klanten. Staat de module niet aan, dan zie je "Incasso" niet in het menu. Neem contact op om hem op je licentie te laten zetten.

Daarnaast regel je twee dingen zelf, buiten FlowPOS om. Zonder deze twee kan er niet geïncasseerd worden.

  • Een incassocontract bij je bank. Daar krijg je een incassant-ID bij; zonder dat nummer weigert de bank je bestand.
  • Een machtiging per klant. Dat is een afspraak tussen jou en je klant, op papier of digitaal, die jij bewaart. FlowPOS legt alleen vast wat het bestand nodig heeft.

FlowPOS koppelt niet met je bank. Je maakt een bestand en uploadt dat zelf in je bankomgeving — dat werkt bij elke Nederlandse bank.

Twee manieren om te incasseren

Je kiest per klant hoe er geïncasseerd wordt. Beide manieren komen op hetzelfde neer voor je cijfers: het geld verschijnt onder Ontvangen, niet bij Omzet.

  • Via je eigen bank. Je hebt een incassocontract nodig en vult per klant het machtigingskenmerk, de datum en het IBAN in. FlowPOS maakt een bestand dat je zelf uploadt. Het geld staat op de incassodatum op je rekening.
  • Via MultiSafepay. Je hebt geen incassocontract nodig en hoeft niets te uploaden. Wel moet de klant één keer online betalen om je te machtigen, en MultiSafepay houdt het geld een aantal dagen vast voordat het wordt uitbetaald.
  1. 1Open de klant in de portal en klik op "Bewerken".
  2. 2Kies bij "Hoe wordt er geïncasseerd?" tussen je eigen bank en MultiSafepay.
  3. 3Sla op.

Let op: Eén incassoronde gaat via één manier. Heb je klanten van allebei, dan maak je twee batches: FlowPOS zet de klanten van de andere manier vanzelf in een volgende.

Machtigen via MultiSafepay

MultiSafepay kan een machtiging op papier niet overnemen. De klant moet één keer zelf online betalen; daarmee geeft hij tegelijk toestemming voor de volgende keren. Daarna schrijft FlowPOS af zonder dat de klant er nog iets voor hoeft te doen.

  1. 1Zorg dat er een openstaande factuur is voor deze klant. Die gebruiken we voor het machtigen; de klant betaalt dus iets dat hij toch al moest betalen.
  2. 2Open de klant in de portal.
  3. 3Klik in het blok "Machtiging via MultiSafepay" op "Uitnodiging sturen".
  4. 4De klant krijgt een mail met een betaallink. De status staat nu op "Uitnodiging verstuurd".
  5. 5Heeft hij betaald? Klik op "Status ophalen". De status springt op "Gemachtigd" en de factuur wordt meteen afgeboekt.

Let op: Incasso moet wel aanstaan op je MultiSafepay-account. Is dat niet zo, dan meldt FlowPOS dat er geen betaallink terugkwam. Vraag het aan bij MultiSafepay; het kost een paar dagen.

Tip: Zolang een klant niet gemachtigd heeft, kan hij niet mee in een incasso. Je ziet hem dan onder "Kan (nog) niet mee" staan met de reden erbij.

Je incassant-ID invullen

  1. 1Ga in de portal naar "Beheer" en dan "E-mail instellingen".
  2. 2Kies het filiaal als je er meerdere hebt.
  3. 3Vul bij "Incassant-ID (SEPA)" het nummer in dat je van je bank kreeg.
  4. 4Controleer meteen of je bankrekeningnummer en de tenaamstelling kloppen; die gaan mee in het bestand.

Een machtiging vastleggen bij een klant

  1. 1Open de klant in de portal en klik op "Bewerken".
  2. 2Zet onder "Incasso" de schakelaar "Mag geïncasseerd worden" aan.
  3. 3Vul het machtigingskenmerk in — een eigen code die je op de machtiging zet, bijvoorbeeld MND-0001.
  4. 4Vul de datum in waarop de klant getekend heeft, en zijn IBAN.

Tip: Het IBAN wordt echt gecontroleerd. Tik je een cijfer verkeerd, dan meldt FlowPOS dat meteen — in plaats van dat de bank je bestand later afkeurt.

De eerste incasso op een machtiging is een eerste afschrijving; daar hanteert de bank een langere aanlevertermijn voor. Daarna gaat het als herhaalde afschrijving. FlowPOS houdt dat zelf bij.

Een batch maken en indienen

  1. 1Ga naar "Klanten" en dan "Incasso".
  2. 2Bovenaan zie je hoeveel facturen klaarstaan en voor welk bedrag.
  3. 3Kies de incassodatum. FlowPOS stelt een datum voor die ver genoeg vooruit ligt.
  4. 4Klik op "Batch samenstellen".
  5. 5Gaat het via je eigen bank? Klik dan bij de batch op "Bestand" en upload het gedownloade bestand in je bankomgeving.
  6. 6Gaat het via MultiSafepay? Klik dan op "Incasseren". FlowPOS laat de bedragen afschrijven; je hoeft niets te uploaden.

Let op: Kies de incassodatum niet te vroeg. De bank heeft een paar werkdagen nodig; lever je te laat aan, dan weigert de bank het bestand — en dat merk je pas bij het uploaden.

Staan er facturen onder "Kan (nog) niet mee"? Dan mist er iets bij die klant. De reden staat erbij, bijvoorbeeld dat er geen machtigingskenmerk is ingevuld. Vul het aan; de volgende keer gaan ze vanzelf mee.

Tip: Een factuur kan maar in één batch zitten. Twee keer aanleveren zou twee keer afschrijven betekenen, en dat merkt je klant.

Als de bank heeft afgeschreven

Zolang een batch niet verwerkt is, blijven de facturen openstaan. Dat is met opzet: er is dan immers nog geen geld binnen.

  1. 1Via je eigen bank: controleer op je bankafschrift dat de incasso is uitgevoerd en klik bij de batch op "Verwerkt".
  2. 2Via MultiSafepay: klik op "Status ophalen". Wat binnen is wordt afgeboekt; de rest blijft openstaan.
  3. 3De afgeboekte facturen krijgen de incassodatum als datum van ontvangst.

Tip: Een incasso is een paar dagen onderweg. "Status ophalen" mag je gerust meerdere keren indrukken; pas als er niets meer onderweg is gaat de batch op verwerkt.

Let op: Net als bij afboeken in de portal is dit geen omzet. Die is al geboekt toen de bon op rekening werd afgerekend; dit is alleen het geld dat binnenkomt. Het bedrag verschijnt onder "Ontvangen" op je dashboard, niet bij "Omzet".

Als er wordt teruggeboekt

Een klant kan een incasso terug laten boeken, bijvoorbeeld bij onvoldoende saldo. Dan moet de factuur weer open.

  1. 1Open de klant in de portal.
  2. 2Klik bij de factuur op "Storneren".
  3. 3De factuur staat weer open en komt vanzelf terug bij de incassokandidaten.

Let op: Bij MultiSafepay kun je een teruggeboekte incasso niet aanvechten. Storneren is daar dus altijd de weg: zet de factuur weer open en spreek je klant erop aan.

In je cijfers blijft zichtbaar dat er geld is geweest en weer weg is: de ontvangst wordt niet gewist maar tegengeboekt. Zo blijft een afgesloten periode kloppen.

Staat je antwoord er niet bij? Mail naar info@flowpos.nl — onze support kan op afstand met je meekijken op de kassa.